Hoppa till innehåll
Styr sina forskningsprojekt digitalt

Styr sina forskningsprojekt digitalt

NTNU Social Research grundades 2004 och är en av Norges största aktör inom tillämpad samhällsvetenskaplig forskning. Huvuddelen av verksamheten handlar om välfärdspolitiska frågor, barns uppfostran, psykisk hälsa och frågor som rör organisation och affärsutveckling. Arbetet utförs i nära samarbete med specialiserade forskningsmiljöer vid NTNU, för olika typer av kunder, såsom forskningsråd, ministerier och direktorat, företag och branschorganisationer.

För att kunna konkurrera om forskningsuppdragen behöver vi ägna mycket tid åt kompetensutveckling, tilldelningsarbete och genomförande av projekt. Och när våra system underlättar en god projektledning kan vi använda vår tid mer effektivt. Det är ett lstort steg i rätt riktning.

Gro Irene Solberg, ekonomidirektör vid NTNU Social Research.

– Vi ville ha ett nytt system som skapade bättre samordning mellan ekonomi, projekt och löner/HR. Den gamla lösningen bestod av flera applikationer där integrationen mellan de olika systemen inte fungerade särskilt bra, fortsätter Gro Irene.

NTNU Social Research ville behålla de delar som hade fungerade bra i den gamla lösningen, som exempelvis projektmoduler och tidsrapportering, samtidigt som de ville att ett nytt system för löner och HR-rapporter skulle integreras.

– Trots att lösningen vi tidigare haft bara var fem år gammal, upplevde vi utmaningar med både kvalitet på informationshantering och användarvänlighet. Därför bestämde vi oss för att utvärdera alternativa ERP-lösningar. Kostnaden för att uppgradera det befintliga systemet var så hög att vi behövde undersöka andra alternativ, säger Solberg.

Lätt att använda
Efter en omfattande analys och utvärdering valde man på NTNU att gå vidare med ERP-systemet Unit4 Business World (UBW). I samband med att det nya systemet skulle införas granskade och förenklade vi alla processer, så att användarna snabbt skulle kunna komma igång med den nya lösningen.

– Nu kan vi lägga ännu mer tid på de akademiska uppdragen som vi är så passionerade för! Genom att ta bort tidstjuvar i administration och transaktionshantering kan vi ha mer fokus på vår kärnverksamhet och ge bättre beslutsstöd. Det gör oss också mer konkurrenskraftiga, säger Gro Irene.

Hon berättar också att de snabbt upplevde stora vinster i effektivitet när systemet började användas. Genom ett bättre gränssnitt fick användaren möjlighet att ta ut rapporter på egen hand, vilket i sin tur gav bättre projektledning. Den förbättrade kvaliteten gör också att forskarna i högre utsträckning litar på den data som finns i systemet. Det enklare användargränssnittet minskar risken för fel och sparar tid som annars hade gått till administration.

Ett komplett, gemensamt system är nyckeln
– Vi ville undvika integration mellan många olika system och nu har vi ett omfattande ERP-system som delar ett gemensamt register, säger Gro Irene Solberg.

– NTNU Social Research lever på externt finansierade projekt som pågår länge. Det kan vara en utmaning att intäkterna måste följa projektets framsteg, beroende på när kunden betalar. Och i slutändan ska allt stämmas av och projekten faktureras. Alla dessa utmaningar löser vi med UBW, avslutar Gro Irene Solberg.

NTNU arbetar framförallt projektbaserat, och just projektmodulen är en av de främsta styrkorna med UBW, säger Solberg. Hon menar att verksamheten har tjänat på att lösningen är ett komplett ERP-system som har flexibiliteten att ändras och anpassas efter behov.