Hoppa till innehåll

Virtuella assistenter, hologram och artificiell intelligens kan bli framtidens möteskultur

Hur kommer möteskulturen se ut i framtiden? Kommer det gå att delta i hologrammöten eller få hjälp av en AI-assistent? Kasper Lyhr, VD för FirstAgenda, deltog på Insight 2019 för att visa hur vi kan klara av att övervinna den eviga tidstjuven på jobbet.

Motekultur.jpg

Hälften av alla möten saknar produktivitet

Möten är en stor del av arbetslivet och blir oftast en tidstjuv om vi inte lär oss att använda dem rätt. Runt om i världen tillbringar ledare mer än 50 procent av dagen på olika möten. Forskning visar att hälften av alla möten saknar produktivitet och så många som två av tre möten hinner avverkas innan ett beslut fattas. Detta är siffror från en undersökning gjord av FirstAgenda.

En som kan identifiera sig med FirstAgendas undersökning är vår VD Per Hove.

- Tyvärr har jag alldeles för stor erfarenhet av meningslösa möten. Möten med fler än tio deltagare är nästintill hopplösa, där vi i ledningen egentligen behöver vara ett bra exempel på effektiva möten. Därför brukar jag alltid försöka se till att det finns en person i rummet som är moderator och tar kontroll över mötet så att det inte spårar ur.

Under en typisk arbetsvecka lägger vi ner fem timmar på att samordna och organisera möten. Detta tror Kasper kommer att förändras redan inom några år.

- Det första steget vi behöver göra för att förbättra möteskulturen är att automatisera både samordningen och organiseringen. Redan idag finns det demos av så kallade virtuella assistenter. Dessa assistenter går in i kalendern, hittar en ledig tid mellan dig och den du behöver boka in ett möte med. Därefter skickas en inbjudan per automatik.

Läs också: Sommar, sol och bluffakturor - det här ska du akta dig för

Mötesdeltagarna kan prata sitt eget modersmål

Framöver tror Kasper att vi även kommer använda oss av automatiserade anteckningar som sammanställer mötena. Då slipper vi behöva lägga ner både tid och energi på att skriva egna anteckningar och dessa kommer att skickas till alla mötesdeltagare efteråt.

En annan användbar funktion som redan har sett dagens ljus är den så kallade liveöversättningen.

Många av världens företag jobbar över landsgränserna och att förstå varandras språk kan ofta vara ett problem. I den här funktionen kan mötesdeltagarna prata sitt eget modersmål där språket översätts direkt till de andras deltagarnas föredragna språk. Denna funktion hjälper både till med att förhindra missförstånd och sparar tid i form av att undvika långa förklaringar om vad som har sagts.

- För mig är det rent av magiskt att vi redan har börjat utveckla och testa dessa två funktioner, och jag tror att vi kommer att dra nytta av dessa för att implementera många fler funktioner om några år, säger Kasper.

Hologram i framtiden

Vi har en liten bit att gå men inom snar framtid kommer vi kunna vara i mötesrum utan att faktiskt vara där. Kasper är säker på att vi kommer se både hologram och andra häftiga uppfinningar i framtiden.

- När det kommer till hologram har flera funktioner redan testats. Och om inte allt för lång tid är jag säker på att detta kommer att vara en del av möteskulturen för många företag.

Faktorer som data och insikt är viktiga när det kommer till att optimera och förbättra kvaliteten på varje möte.

- Med hjälp av AI kan vi inom en snar framtid få anonyma analyser direkt under mötena. Detta är bra eftersom vi då kan undvika missförstånd och långa processer för att ta reda på var saker går fel, vilket sparar mycket tid.Kasper_Lyhr.jpg

Ett steg från den virtuella assistenten

En annan spännande funktion som Kasper förutspår att AI kommer kunna hjälpa till med är att samla in mötesmaterial.

- Om några år tror jag att AI kommer att kunna titta på algoritmer från tidigare möten och kunna förstå vad som har sagts i dem. Med hjälp av den funktionen kan du därefter presentera föreslagna dokument som kan vara av relevans för kommande möten, förklarar Kasper.

Liksom många andra saker kommer den här funktionen att stöta på hinder under vägen, där den artificiella intelligensen exempelvis kan föreslå några olämpliga dokument. Men efter ett tag tror Kasper att det ändå kommer att optimera möten och göra förberedelserna ännu enklare.

Kasper tror att det första steget mot en bättre möteskultur är att automatisera förberedelserna och samordningen kring mötesaktiviteten. Detta kan och kommer AI hjälpa till med om några år.

- Att vi kommer se mer av AI i framtiden kring mötesaktiviteter och möteskultur, är jag 100 procent säker på. Jag är också övertygad om att detta kommer vara till stor hjälp för att effektivisera och optimera möteskulturen, avslutar Kasper.