Godkänn

Genom att fortsätta använda denna webbplats accepterar du vår användning av cookies

Läs mer om cookies

Bytte affärssystem och halverade administrationen

För snart tio år sedan investerade XL-BYGG Sandviken i EVRYs affärssystem TRYGG/2000. Sedan dess har anläggningar i Gävle och Ockelbo tillkommit, och de omsätter fyra gånger mer. Men tack vare affärssystemet lägger de trots det färre resurser på administration.

XL-BYGG Sandviken är ett familjeföretag inom bygghandeln med verksamhet i Sandviken Gävle och Ockelbo. Genom åren har man haft olika affärssystem, men inte upplevt att lösningen gett det stöd man behövt för en effektiv och serviceorienterad verksamhet. Det första affärssystemet klarade inte millenniumskiftet. Efterföljaren drabbades av mycket driftstörningar. Krav som ställdes för det tredje affärssystemet var att hela XL-kedjan tillsammans med Byggtrygg skulle kunna köra systemet på en gemensam server och därmed få högre driftsäkerhet. Enkelt att använda och långsiktighet var andra krav. 

 

XL ByggValet föll på EVRY och affärssystemet TRYGG/2000. Just att TRYGG/2000 stödjer kassasystemet Cashguard är något Magnus Svedjebrant, vd på XL-Bygg Sandviken, uppskattar. Det eliminerar många fel och sparar mycket tid. Men han tänker också på rånrisken.

- Vi har Cashguard till alla våra kassor. Det har varit lite oroligt de senaste åren, att alla bankerna stramar åt och att rånen då går ut i nästa led. Då är det bättre att förebygga, säger Magnus Svedjebrant.

Administration är ett annat område där det går att spara tid. På XL-BYGG Sandviken skickas alla utgående fakturor på fil direkt till ett tryckeri och distribueras därifrån. Kundernas betalningar prickas automatiskt av mot en fil från Bankgirocentralen.

- Det blir mycket jobb som man sparar. Det är knappt en heltidstjänst med administration i dag, mot en och en halv tjänst tidigare. Och då säljer vi ändå fyra gånger mer än vi gjorde då. Och det blir heller inte mer administration för att vi nu har två anläggningar.

Magnus Svedjebrant nämner också systemets sökfunktioner, som han menar både sparar tid och hjälper dem att ge kunderna bättre service. Och inventeringen klaras numera av på mindre än halva tiden med hjälp av handdatorer.

Magnus Svedjebrant, vd XL-Bygg Sandviken, listar sina främsta fördelar med affärssystemet:

Kassahantering
”Kassahanteringen är snabbare. Vi har handdatorer ute på gården och kan lägga in kundens varor i maskinen direkt. Kassapersonalen slipper tolka en handskriven lapp, vilket var en felkälla. Nu klaras det med ett referensnummer och sen är det klart. Så det går ju fortare.”
Kampanjer
”Systemet har bra stöd för att lägga upp kampanjer i förväg. Vi får ett förtroende hos kunden, när vi har haft en annons på 20 kronor så kostar det 20 kronor också och inte något annat. Och så kan vi hantera det på ett ställe för båda anläggningarna.”
Säljrutiner
”Det var mer ”meck” att sälja i vårt gamla system, här är det standardiserat. Då känner man sig tryggare och det är enklare att utbilda i, när vi haft inhyrt folk har det gått väldigt fort tills de kan stå själv i kassan.”

Sökfunktioner / orderhantering
”Det är jättebra sökfunktioner. Vi hittar lätt bland ordrar som inte levererats. Det känns mera seriöst, vi vet precis vad kunden beställt och när
han ska få det. Det är långt ifrån alla system som man kan göra det i. I vårt gamla system fanns inte samma sökfunktioner, det var helt enkelt för omständigt.”
Statistik
”Det finns väldigt mycket statistik i systemet. Med QlikView kan man få ut precis vilken statistik man vill. Det är guld värt för oss.”
Webbshop
”Ändrar man ett pris så ändras det automatiskt i webbshopen. Det är en stor fördel att det är integrerat. Förr gav vi ut prislistor till alla byggare och det var mycket jobb med det. Nu lägger vi upp det i systemet och ger dem inloggning i webbshopen så har de alltid aktuellt pris – på alla artiklar. Och så sparar vi tid när de slipper ringa hit.”
Inventering
”Förr tog det två dagar att göra med penna och papper. Nu är vi alltid klara på en dag, från sju till fyra. När man har gått ett varv med handdatorerna
så har man fått in allt i maskinen.”
Filialhantering
”Det var väldigt lätt att lägga upp en filial till, det var kort startsträcka. Och man kan flytta allt material och saldon internt på ett enkelt sätt. Det blir ingen mer administration för att vi har två anläggningar. Det är en vinst för oss.”
Serverdrift
”Det är enkelt att sätta upp en ny PC, har du ett USB-minne så är det gjort på några sekunder. Och skulle anläggningen brinna ner kan duköpa nya datorer dagen efter, plugga in och köra igen. Allting finns kvar.”

Sammanfattningsvis har XL-Byggs byte av affärssystem resulterat i fyra gånger så mycket försäljning, två nya anläggningar och en halverad administration!