Godkänn

Vi vill alltid ge dig relevant information. För att det ska gå och för att du ska få bästa möjliga upplevelse på vår hemsida lagrar vi information i form av cookies på din dator. I vår Personuppgiftspolicy kan du läsa mer om våra cookies, deras funktion och varför vi använder dem.

Läs mer om vår Personuppgiftspolicy

EVRY gör politikerna papperslösa i Klæbu kommun

De manuella processerna runt möten av olika slag är tidskrävande med stora utgifter för papper och porto. Exemplen visar att utskick av handlingar och bilagor till kommunfullmäktige och utskotten leder till mer arbete som tar längre tid.

Papperslösa möten ger politikerna snabb tillgång till all dokumentation de behöver. Den enskilda användaren kan välja mellan att använda fri eller licensierad programvara. Båda möjligheterna ger politikerna en god översikt över mötesdokumentationen och möjlighet att kommentera och lägga till anteckningar i de digitala dokumenten.

Investeringen har gett snabb avkastning med lönsamhet efter sex månader. Kommunen sparar cirka 400 000 norska kronor om året i kopierings- och portokostnader. Dessutom spar man arbetstid i samband med utskick av dokumentation och bilagor till alla berörda.

Orsaken till att Klæbu kommun startade projektet ”Papperslösa möten” var en önskan att arbeta mer miljövänligt och samtidigt minska kostnaderna. Lösningen ger politikerna snabb tillgång till all mötesdokumentation i digital form. Alla mötesdokument samlas i en självuppackande fil som lagras lokalt på den egna datorn, vilket gör att alla får samma mappstruktur. Var och en kan sedan göra markeringar och anteckningar i pdf-dokumenten på precis samma sätt som de tidigare gjort på papper.

- Vi är mycket nöjda med lösningen. Den bärbara datorn har jag med mig i stort sett överallt, och därmed också dokumenten från alla tidigare möten – med anteckningar, berättar Jarle Martin Gundersen som är ordföranden i Klæbu kommun.

Klæbu kommun kunde börja använda lösningen efter en snabb utbildning av politikerna. Supportavdelningen fick inte en enda fråga i samband med det första papperslösa mötet som kommunstyrelsen höll.