Gå til innhold

Virtuelle assistenter, hologram og kunstig intelligens kan bli fremtiden i møtekulturen

Hvordan ser egentlig møtekulturen ut i fremtiden? Kommer du til å delta på møter gjennom hologram i nær fremtid? Eller vil du få hjelp av en kunstig assistent til å holde møter? Kasper Lyhr, administrerende direktør for FirstAgenda, var tidligere i år i Norge og deltok på Insight 2019 for å vise hvordan vi skal klare å overvinne den evige tidstyven på jobben.

Hva bremser utviklingen i et av verdens mest digitale land? Få med deg debatten om kompetanse og digitalisering på Arendalsuka.

Halvparten av alle møter er uproduktive

Motekultur.jpg

Møter kan fort blir bortkastet, om vi ikke lærer oss å bruke dem på riktig måte. Ledelser rundt i verden bruker mer enn 50 prosent av dagen på møter. Når undersøkelser også tilsier at halvparten av alle møter er uproduktive, kan det bli mye bortkastet tid. To tredjedeler av alle møter, ender i tillegg også før en beslutning er tatt. Dette er tall fra en undersøkelse gjort av FirstAgenda.

Konsernsjefen vår Per Hove har ingen vanskeligheter med å kjenne seg igjen i undersøkelsene fra FirstAgenda.

- Meningsløse møter har jeg dessverre masse erfaring med. Møter med mer enn ti deltakere er nesten alltid håpløse, og vi i ledelsen må gå foran for å sette eksempler på gode, effektive møter. Derfor prøver jeg alltid å fikse at det er én ansvarlig i rommet som tar styringen på oss andre som ofte snakker for mye eller sporer for ofte av.

I løpet av en arbeidsuke bruker vi fem timer på å koordinere og organisere møter, forklarer Kasper. Dette tror han vil bli forandret i løpet av få år.

- Det første steget for å forberede møtekulturen blir å automatisere koordineringen og organiseringen. Allerede i dag finnes det demoer av såkalte virtuelle assistenter. Dette er assistenter som går inn i kalenderen og finner ledig tid hos deg og de du skal booke møte med, før den sender ut en invitasjon.

Deltakerne kan snakke eget språk

Fremover tror Kasper vi også vil få se mye mer av automatiserte notater som lager et sammendrag fra møter, slik at vi selv slipper å bruke tid på å finskrive notater som skal sendes ut til møtedeltakere.

Kasper_Lyhr.jpgKasper Lyhr deler av sine erfaringer av møtekultur.

En annen nyttig funksjon, som så vidt har sett dagens lys, er den såkalte live-oversettelsen.

Mange bedrifter jobber over landegrenser, og i flere land kan forståelse av forskjellige språk bli et problem. I denne funksjonen vil møtedeltakerne kunne snakke sitt eget morsmål og språket vil bli oversatt direkte til språket til den du snakker med. Denne funksjonen er med på å redusere misforståelser, og vil kunne spare tid i form av lange forklaringer av hva som skal formidles.

- For meg er det magi at vi allerede har begynt å utvikle og prøve disse to funksjonene, og jeg tror vi kommer til å dra nytte av å se mye mer til dette i løpet av noen få år, sier Kasper.

En litt lenger vei å gå, har vi nok når det kommer til å være tilstede i et møterom uten fysisk å være der. Men Kasper er sikker på at vi vil se både hologram og andre kule oppfinnelser i fremtiden.

- Flere funksjoner av hologram er allerede testet ut i dag. Og om ikke alt for langt inn i framtiden er jeg sikker på at dette kommer til å bli en del av møtekulturen for mange bedrifter.

Data og innsikt er viktig for å optimalisere og forbedre kvaliteten på hvert enkelt møte.

- Ved hjelp av AI kan vi i nær fremtid få anonyme analyser direkte under møter, slik at vi kan unngå misforståelser og lange prosesser på å finne ut hvor ting går galt. Dette vil spare masse tid og unngå flere møter.

Et steg videre fra den virtuelle assistenten

En siste spennene funksjon Kasper forutser AI vil kunne hjelpe med om få år er innhenting av møtemateriell.

- Om noen år tror jeg AI vil kunne være i stand til å se på algoritmer over personer som deltar i møter, og ut ifra tidligere møter forstå handlingen. Ut ifra dette kan man få foreslåtte dokumenter du kan bruke i det kommende møtet, forklarer Kasper.

Som mange andre ting vil denne funksjonen møte på noen dumper på veien, og kanskje foreslå en del dokumenter som ikke passer. Men etter en periode tror Kasper at dette vil optimalisere møter og gjøre forberedelsene enda enklere for møteholderen.

- I tillegg til dette tror jeg vi vil se i nær fremtid enda et steg videre fra den virtuelle assistenten. Fra at du velger ut hvem som skal delta i møter og assistenten finner ledig tid i kalenderen, vil den virtuelle assistenten se ut ifra tidligere møter hvem den skal invitere.

Kasper tror det første steget mot en bedre møtekultur er å automatisere forberedelser og koordinering rundt møteaktivitet. Dette kan og vil AI hjelpe oss med i løpet av få år.

- At vi vil se mer AI i fremtiden innen møteaktiviteter og møtekultur er jeg 100 prosent sikker på. Jeg er også overbevist om at dette vil være til stor hjelp med å effektivisere optimalisere møtekulturen, avslutter Kasper.