Gå til innhold
Styrer forskningsprosjekter på nett

Styrer forskningsprosjekter på nett

NTNU Samfunnsforskning, som ble etablert i 2004, er et av Norges største miljøer for anvendt samfunnsvitenskapelig forskning. Størstedelen av aktiviteten berører velferdspolitiske tema, barns oppvekst, psykisk helse og spørsmål relatert til organisasjons- og næringsutvikling. Forskningsarbeidet utføres i nært samvirke med fagmiljøer ved NTNU for ulike typer oppdragsgivere, som forskningsråd, departement og direktorat, bedrifter, næringsorganisasjoner med mer. NTNU Samfunnsforskning er et aksjeselskap heleid av NTNU.

For å lykkes i konkurransen om forskningsoppdrag er vi nødt til å bruke tid på faglig oppdatering, arbeid med tildelinger og gjennomføring av prosjekter. Når systemene våre tilrettelegger for god prosjektstyring, kan vi bruke tiden vår mer effektivt. Det er et langt steg i riktig retning.

Gro Iren Solberg, økonomisjef i NTNU Samfunnsforskning.

«NTNU ønsket et nytt system med bedre integrasjon mellom økonomi, prosjekt og lønn/HR. Den eksisterende løsningen besto av flere applikasjoner der samspillet mellom de ulike systemene ikke fungerte optimalt», fortsetter Gro Irene.

Hun forteller at NTNU Samfunnsforskning ville beholde de elementene som fungerte godt i den gamle løsningen, slik som prosjektmodul og timeføring. Samtidig ønsket de at et nytt system skulle være bedre integrert med lønn og HR-rapporter.

«Til tross for at løsningen vi hadde fra før kun var fem år gammel, opplevde vi utfordringer både med kvalitet på styringsinformasjonen og brukervennlighet. Derfor bestemte vi oss for å vurdere alternative ERP-løsninger. Kostnaden forbundet med oppgradering av det eksisterende systemet var såpass høy at en reell vurdering av alternativene var nødvendig», sier Solberg.

Enkelt å bruke
Etter en omfattende evalueringsrunde valgte NTNU Samfunnsforskning ERP-systemet Unit4 Business World (UBW). I forbindelse med innføring av nytt system ble alle prosesser gjennomgått og forenklet. Det har også betydd mye for NTNU Samfunnsforskning at brukerne har begynt å bruke webløsningen i systemet.

“Nå kan vi bruke enda mer tid på de faglige oppgavene som vi brenner for. Ved å fjerne tidstyver i administrasjon og transaksjonshåndtering kan vi ha mer fokus på vår kjernevirksomhet og gi bedre beslutningsstøtte. Dette øker vår konkurransekraft og gir oss muligheten til å fokusere på kjernevirksomheten vår, understreker Gro Irene.

Økonomisjefen forteller videre at de raskt opplevde stor effektiviseringsgevinst da systemet ble tatt i bruk. Gjennom et bedre brukergrensesnitt fikk brukeren muligheten til å ta ut rapporter på egen hånd, noe som gir bedre prosjektstyring. Gjennom bedre kvalitet stoler forskerne de data som er lagt inn i systemet. I tillegg får regnskapet får bedre kvalitet samtidig som vi med enklere brukergrensesnitt reduserer faren for feil og tid som går med til administrasjon.

Et komplett, felles system er viktig
«Vi ønsket å unngå integrasjon mellom mange ulike systemer. Nå har vi et helhetlig ERP-system som deler felles register», sier Gro Irene Solberg.

«NTNU Samfunnsforskning lever av eksternt finansierte prosjekter som går over lang tid. Det kan være en utfordring at inntektsføringen må følge prosjektenes fremdrift, uavhengig av når kunden betaler. Til sist skal alt avstemmes og prosjektene faktureres. Disse utfordringene er løser vi med UBW, konkluderer Gro Irene Solberg.

NTNU samfunnsforskning jobber i all hovedsak innenfor prosjekter. Prosjektmodulen er helt klart en av UBWs styrker etter Solbergs oppfatning. Hun mener videre at det er en fordel for virksomheten at løsningen er et komplett ERP-system med fleksibilitet til å endre og tilpasse løsningen etter behov, også mens innføring pågikk.

Related Content

This is an introduction to related content.

Bransje: Forretningssystemet – navet i virksomheten
Tagget som: #ERP, #Partnerskap, #Forretningssystem
Tjeneste: Enterprice Resource Planning (ERP)
Tagget som: #ERP, #partnerskap, #Unit4, #IFS, #Dynamics365, #Oracle