Gå til innhold
Kunsten å gå bort fra den klassiske Excelfilen – digitalisering av en virksomhetskritisk prosess

Kunsten å gå bort fra den klassiske Excelfilen – digitalisering av en virksomhetskritisk prosess

Sitter du fast i en arbeidshverdag med mange manuelle oppgaver? Tar manuelle e-postutsendelser, manuelle påminnelser, manuell kontroll og et evig jag etter å skaffe nødvendig informasjon alt for mye av tiden din? For mange organisasjoner er manuell håndtering oftere regelen enn unntaket, og interne systemer har en tendens til å gi mangelfull informasjon og være personavhengig i mangel av standardiserte prosesser.

Å få orden på denne typen ineffektive hverdager er noe vi hos EVRY har både lang erfaring med, og stor kunnskap om. Norconsult, en av Nordens største rådgivermiljøer innen samfunnsplanlegging og prosjektering, ga oss derfor i oppgave å sette i gang en intern virksomhetskritisk prosess i form av håndtering av leasede datamaskiner til bedriftens ansatte. Det eksisterende systemet ga riktignok informasjon om selve avtalen og dens utløpsdato, men manglet fullstendig støtte for selve byttet av maskiner, og de ansattes ønsker og krav til programvare og support. Jobben ble gjort i en klassisk Excelfil med drøyt 70 kolonner og én eneste person hadde kunnskap om prosessen som gjorde det svært vanskelig å få til et standardisert system.

Oppdag, valider og lever – en tretrinnsmetode for suksess

For å gi et rettferdig bilde av den nåværende prosessen innledet vi arbeidet med en første workshop. Fokus var å innhente så mye informasjon som mulig om den eksisterende prosessen fra dem som var involvert i den. Vi studerte informasjon og manualer for å skape oss et bilde av dagens situasjon. Ut fra vår informasjonsinnhenting ble en første versjon av en ny prosess konfigurert i low code-applikasjonen Barium Live.

Barium Live er et prosessverktøy for å digitalisere virksomhetsprosesser der vi modellerte den nye prosessen, laget skjemaer for informasjonshåndtering og bygget inn funksjonalitet i form av rolletildelinger for enklere delegering av oppgaver. Vår første versjon ble validert i en ny workshop med kunden, der nye krav og forbedringsområder ble løftet frem. I vår siste workshop sammen gjennomførte vi en akseptansetest og en endelig leveranse av versjon 1 av Norconsults nye supportsystem.

Et vellykket prosjekt bygger på smarte veivalg

Suksessoppskriften i dette prosjektet består av tre enkle tips:

  • Involvere og engasjere medarbeiderne – personer som daglig arbeider i prosessen bør involveres tidlig for å kunne gi riktig input.
  • Sørg for hyppige avstemninger med kunden
  • Avgrens prosessen – ikke lag versjon 1 for omfattende. Samle alle forbedringsforslag og bygg videre med disse i versjon 2.

Grip de utrolige mulighetene i dag!

Fyll ut skjemaet og vi forteller deg gjerne mer om hvordan vi kan hjelpe bedriften din med å oppnå enda bedre resultater.