Godkjenn

Ved å bruke denne nettsiden aksepterer du vår bruk av cookies.

Les mer om cookies

Brukte tre feriedager og 10.000 kroner på et møte som ikke førte til noe

Hvor mange timer av dagen bruker du egentlig på møter? Og hvor mange av disse kunne du droppet? Her er skrekkhistoriene om møtene du ikke vil oppleve.

Møter er ofte kjent som tidstyven på arbeidsplassen.

 

De fleste vil innrømme at de er i en møtekultur som stjeler for mye tid. Allikevel ønsker vi å være med, slik at vi ikke går glipp av noe.

Kan vi få i både pose og sekk? Er det mulig at møter ikke blir arbeidsplassens tidstyv i fremtiden?

Kasper Lyhn kommer til Insight for å vise oss hvordan fremtidens møter vil se ut.

- Dårlige møter gir flere møter, dobbeltarbeid og behov for mer kommunikasjon. Flere konflikter, lavere motivasjon og nedsatt produktivitet kan du også få. I tillegg får du dårlige beslutninger og lite optimale løsninger, sier Robin Blomquist, leder for strategi og innovasjon i EVRY.

Omtrent 50 prosent av alle møter oppleves som bortkastet, viser den amerikanske undersøkelsen «Better Business Meetings».

En lignende norsk studie viser at norske toppledere opplever at 40 prosent av tiden de bruker i ledermøter er uproduktive.

Hvis så mye av tiden vi bruker går til bortkastede møter hvorfor dropper vi ikke flere av dem?

- Det kan oppleves som en vanskelig balansegang: skal du sitte fast i for mange møter eller risikere å gå glipp av noe viktig? Vi er redde for å gå glipp av noe vi burde vite. Hvem har ikke gått glipp av et møte som du i etterkant føler at du burde ha vært på? Vi er nødt til å finne en måte å effektivisere møtene våre på, heller enn å kansellere dem, mener Robin.

 

Robin Blomquist jobber med innovasjon og strategi hos oss og har store forhåpninger for møtekulturen i fremtiden.

Møtet «kostet» 10.000 kroner

Noen møter skulle du kanskje ønske du aldri hadde dratt til, selv om møte ble en god vandrehistorie i ettertid. Det er i hvert fall Vegard Bogstrand, prosjektleder digitalisering i Lenvik kommune, enig i!

- Før jul skulle jeg i et intervju for en stilling Tromsø. Intervjueren ønsket at jeg skulle møte i Trondheim, da han skulle intervjue flere kandidater der. Dette var et par dager før jul, flyene var fulle og jeg måtte gjennomføre to overnattinger og fire flyvninger. Intervjuer ble overrasket over at jeg hadde så lang reisevei. Hadde han visst dette tidligere, kunne vi ha møttes i Tromsø dagen før - da gjennomførte han intervjuer der også.

I tillegg til å bruke tre feriedager uken før jul fikk Vegard i ettertid vite at reise og opphold ikke ble dekket, og måtte dermed punge ut med 10 000 kroner for et intervju som ikke førte til noe.

- Dette innledende intervjuet kunne fint vært gjennomført via Skype og vært mye mer effektivt for begge parter, eventuelt i Tromsø, dersom intervjuer hadde forberedt prosessen bedre, mener han.

Les også: Han lærte å kode som femåring og utviklet sin første app som niåring

- Det ble temmelig høylytt

Vegard er ikke den eneste som har fått en het historie etter møter som ikke gikk helt etter planen.

Da Astrid Marie Engeli deltok i et møte mellom Fylkesmannen og noen kommuner, ble det liv og røre mellom Fylkesmannens representant og en ordfører.

- Det ble temmelig høylytt, og jeg ble redd for at neste steg var at noen skulle storme ut og slenge døren etter seg. Eller i verste fall at det ble håndgemeng. Heldigvis roet det hele seg, men en heller uvanlig opptreden, det var det i det byråkratiske livet, sier hun.

Selv om noen møter ikke ender slik du tenker deg, får du i alle fall en god historie ut av det hele, er det dessverre flere eksempler på lite effektive og rotete møter som ender opp med å stjele dyrebar tid.

Både Vegard og Astrid Marie gleder seg derfor til å delta på foredraget til Kasper Lyhn og håper de kan ta med seg noen nyttige tips.

Vil ha én ansvarlig i rommet

Vår konsernsjef Per Hove har deltatt på mange møter hvor hverken effektivitet eller produktivitet har vært tilstede.


Konsernleder Per Hove i EVRY har lang erfaring med ineffektive møter. Foto: Christian Lärk

- Meningsløse møter har jeg dessverre masse erfaring med. Møter med mer enn ti deltakere er nesten alltid håpløse, og vi i ledelsen må gå foran for å sette eksempler på gode, effektive møter, sier Per.

Han har tro på møter som varer kortere og med færre deltakere.

- Det må finnes én ansvarlig i rommet som tar styringen på oss som ofte snakker for mye eller sporer for ofte av. Det er også viktig at denne personen tar ansvaret for å følge opp det som er bestemt på møtet, slik at det blir gjennomført, forklarer konsernsjefen.

Møter for ulike faser

Robin har, gjennom flere forskningsartikler og egen erfaring, lært at et produktivt og effektivt møte inneholder tre faktorer:

  • Et klart tema
  • Minst ett klart mål
  • En ansvarlig som tar roret både under og etter møtet

- Selv om disse punktene bør ivaretas i de fleste møter, tror jeg det er viktig å tenke på at vi har forskjellige behov i forskjellige møter. I begynnelsen av et prosjekt trenger vi ofte idémyldring og planlegging. Her må det være rom for litt friere tøyler, slik at vi får slipt diamanten godt, forklarer han.

Selv foretrekker innovasjonseksperten en balanse mellom det personlige møtet og det digitale.
- I innledningen til et prosjekt liker jeg personlige møter best. Etter hvert som prosjektet utvikler seg og planer og ideer setter seg, foretrekker jeg gjerne videomøter. Det er både effektivt lettere for alle å delta – i tillegg til at det er miljøvennlig, sier Robin.

Hans personlige knep for å finne ut om han egentlig trenger å være på et møte, er å alltid spørre seg om prioriteringen er riktig:

  • Kan dette møtet kobles til noen av avdelingens overordnede mål?
  • Hvilke resultater påvirker dette møtet?

- I tillegg er det viktig å spørre seg selv om «kan jeg bidra med noe i dette møtet?» Møter som kan knyttes til noen av disse punktene, anser jeg som produktive for meg og min avdeling, avslutter Robin.

Les mer om Insight 2019

- Streaming av klær er fremtiden

- Streaming av klær er fremtiden

En av de største miljøutfordringen er overforbruk av klær. Allikevel er vi stadig på skattejakt i garderoben etter det perfekte antrekket. Sigrun løsning på problemet er streaming av klær!

Les mer
INSIGHT 2019

INSIGHT 2019

Insight 2019 - årets viktigste konferanse om teknologi og lederskap. Du kan melde deg på nå!

Les mer