Godkjenn

Ved å bruke denne nettsiden aksepterer du vår bruk av cookies.

Ler mer om cookies

Effektiv dokument- og prosjekthåndtering med SharePoint, Office 365 og Dynamics ERP integrasjon

Vi fikk en intuitiv løsning som organiserer samtlige prosjektdokumenter og e-poster i et prosjekt!


UTFORDRINGEN

Optimar ønsket et enkelt dokument- og prosjekthåndteringssystem. Optimar AS har omkring 250 ansatte, som jobber i Norge, USA og Spania, og de omsetter for ca 600 millioner NOK pr år. Hovedkontor er lokalisert i Ålesund, i hjertet av sjømat og fiskerinæring vår. De produserer komplette integrerte fiske- foredlingsanlegg, samt pakke og distribusjonsanlegg. Optimar er ekspansive og har ønske om vekst både nasjonalt og internasjonalt.

Optimar opplevde at dokument- og prosjekthåndtering i selskapet var for tungvint og lite strukturert. Dette medførte at organisasjonen hadde lite kontroll og sporbarhet på den totale informasjonsmengden, og at samme data måtte registreres flere steder. De hadde behov for å lagre prosjektdokumenter, som tegninger og kontrakter på ett sted.

 

LØSNINGEN

Kunden ønsket et enklest mulig dokument- og prosjektsystem basert på standard programvare. Det ble også besluttet at Dynamics AX skulle være styrende for opprettelse av arbeidsrom og dokumentsett i SharePoint.

De vurderte ulike varianter av CRM-systemer, men fant ikke noe som raskt kunne tilpasses deres interne prosesser. Optimar syntes de fleste systemene var for komplekse og ønsket en enklere løsning.

Etter en workshop sammen med EVRY hvor man analyserte behovet og arbeidsprosessen, falt valget på SMARTPoint fra EVRY som består av SharePoint online, Office365 med tilpasninger og integrasjon mot ERP systemet Dynamics AX og NAV.


RESULTATET


Optimar har fått en integrert løsning mellom sitt ERP-system og SharePoint som sørger for en intuitiv og enkel metode for å organisere samtlige dokumenter og e-poster relatert til et prosjekt.

Man følger prosjektet gjennom ulike faser, fra det er en potensiell salgsmulighet, til det blir et salg, før det blir et leveranse og et service-oppdrag. Løsningen er tilgjengelig på tvers av alle deres fysiske lokasjoner, over hele verden.

«Vi ser allerede flere nye muligheter for hvordan vi sammen med EVRY kan effektivisere mange administrative prosesser». sier CFO, Hans Furstrand i Optimar.

I tillegg til gevinstene med effektivisering av dokumenthåndteringen får de også besparelser på CRM-lisenser og mer fornøyde brukere.



Les mer om Optimar her

Relaterte tjenester

SMART Productivity

SMART Productivity

Med SMART får virksomheten raskt god nytte av de avanserte samhandlingsløsningene i Office 365 og SharePoint.

Les mer
Microsoft Dynamics 365 Operations

Microsoft Dynamics 365 Operations

Dynamics 365 Operations gir virksomheten din en komplett og fleksibel forretnings- og finansløsning for små og mellomstore bedrifter. Dynamics 365 forenkler bestilling, salg, fakturering og rapportering fra dag en.

Les mer