Godkjenn

Ved å bruke denne nettsiden aksepterer du vår bruk av cookies.

Ler mer om cookies

Molde kommune – fra lister til gode verktøy med Microsoft BI

- Politikerne i kommunen bestemte allerede i 2004 å benytte balansert målstyring (balanced scorecard) som et styringsverktøy. Da en løsning basert på Microsoft sine BI-verktøy ble utviklet sammen med EVRY, fikk vi muligheter til å skaffe enda bedre innsikt i styringsdata, og helhetlig oversikt, forteller kvalitetssjef i Molde kommune, Ragnhild Holsvik.

– Kommunens overordnede mål er å levere gode tjenester til befolkningen. For stadig å forbedre oss, og å forstå hva vi gjør i dag som ikke gir gode nok resultater, er vi nødt til å ha tilgang på oppdatert informasjon om de KPI’ene vi har valgt å bruke i styringsarbeidet.

Utfordringen
- Etter flere år med en annen scorecard-løsning som aldri ble tatt ordentlig i bruk før den «gikk inn», manglet vi fortsatt helhetsbildet. Først etter at problemer hadde oppstått, ble separate rapporter med historiske data analysert for å fastslå hva som hadde skjedd og hvorfor. Men det ble ikke alltid tatt grep for å endre på noe. Handlingsplaner og historiske rapporter hang dårlig sammen og fungerte ikke som styringsverktøy. Oversikten var ikke god, og det var vanskelig å forutse eller forstå hendelser. I en tid med store endringer i kommunene, med utfordringer i kø, fokus på rett bruk av knappe ressurser og et ønske om kontinuerlig læring fra topp til bunn i organisasjonen, var dette en uholdbar situasjon.

Løsningen
- Sammen med EVRY startet vi i realiteten scorecard-prosjektet på nytt. Vi bygget en løsning med SQL-databasen i bunnen, med SharePoint og med Excel Services som nå oppdateres med ferske data innen økonomi og sykefravær en gang i døgnet. Andre KPI’er har ulike tidspunkt for oppdatering manuelt. Løsningen gir en total oversikt på alle nivåer i organisasjonen, fra rådmannen på toppen og nedover i de forskjellige fagområdene og avdelingene og enhetene. Avvik og forbedringer kommuniseres med farger og gode diagrammer og vi kan drille nedover i dataene for å finne svar på spørsmål som igjen blir et beslutningsgrunnlag. Vi kan se trender som forteller oss noe om hvordan situasjonen i fremtiden kommer til å bli, hvis vi fortsetter som nå. Vi har faste rapporter/tabeller for økonomi og sykefravær. I tillegg kan vi lage egne rapporter på alle KPI’er der vi kan sammenstille data slik vi ønsker. Tiltaksplaner legges også inn i verktøyet, og fremdrift på tiltak kan defineres og måles.

Resultatet
Den oppdaterte oversikten er helt avgjørende for å ta gode beslutninger på et overordnet nivå i kommunen. Rådmannen har mulighet til å stille presise spørsmål fordi datamengden er mer detaljert.

- Ved hjelp av dashbord og skjermbilder ser vi hva som skjer nå. Målet må være at vi i enda større grad bruker BI-løsningen til å teste scenarier og utviklingsløp basert på forskjellige beslutninger. Nedover i organisasjonen fungerer løsningen som et konkret verktøy for å forstå og analysere situasjonen, for så å iverksette løsninger, og se om de virker. Blant annet ble det i diagrammene tydeliggjort et såkalt mønsterfravær (sykefravær). Det var tendens til unormalt høyt fravær hvert år i juli og desember. HR iverksatte tiltak som vi nå kan konstatere at virker. Erfaringen vår er med andre ord at scorecardverktøyet aldri blir bedre enn informasjonsløsningen i bunnen – og at fine diagrammer har begrenset verdi hvis alt du kan gjøre er å se på dem, avslutter kvalitetssjef i Molde kommune, Ragnhild Holsvik.

Relaterte tjenester

Konsernkonsolidering

Konsernkonsolidering

Hyperion Financial Management løser ditt behov for både konsolidering av konsernregnskaper og de tilhørende rapporteringsbehov.

Les mer
Budsjett og prognose

Budsjett og prognose

Hyperion Planning effektiviserer virksomhetens budsjetteringsprosess og kan gi mer forutsigbare prognoser.

Les mer
Kommunal Virksomhetsstyring

Kommunal Virksomhetsstyring

Helhetlig virksomhetsstyring handler om å organisere og følge opp kommunens tjenesteområder på en slik måte at alle har tillit til kommunens ansatte, ledelse og evnen til å levere tjenester med riktig kvalitet.

Les mer