Hyväksy

Käyttämällä tätä sivustoa hyväksyt evästeiden käytön

Lue lisää evästeistä

Yhteisten toimintatapojen ja tavoitteiden fasilitointi konsultin näkökulmasta

(15.6.2017 Blogi) Järjestelmähankkeiden onnistumisen kannalta yhteisten toimintatapojen ja tavoitteiden fasilitointi on avainasemassa. Se tarkoittaa onnistuneiden ryhmäprosessien suunnittelua ja toteutusta, jotka yhdessä mahdollistavat tehokkaan yhteistyön, työpajat ja muun dialogin asiakkaan ja toimittajan välillä kaikilla yhteistyön tasoilla.



Fasilitoinnin rooli korostuu varsinkin monitoimittaja- ja moniasiakashankkeissa, joissa hankeverkoston laajuuden vuoksi vaarana on yhteistyön tehottomuus, puute tai pahimmassa tapauksessa vaikeasti hahmotettava hallintohimmeli, jossa vastuut, velvollisuudet ja tavoitteet hämärtyvät ja konsultin ja asiakkaan väliselle yhteistyölle ei synny tehokkaita yhteistyö- ja kommunikointitapoja.

Onnistuneiden kohtaamisten rakentaminen 

Avainasemassa ovat hankkeen valmistelu- ja aloitusvaiheet, joissa tehdään näkyväksi ja ymmärrettäväksi yhteinen suunta ja toimintatavat, vastuut ja velvollisuudet, työparit ja -tiimit sekä muutosten liiketoiminnalliset syyt. Muutoksia suunniteltaessa ja tehtäessä pitäisi aina ymmärtää niiden vaikutus liiketoimintaan. Tämän vuoksi liiketoiminta- ja IT-ihmisten törmäyttäminen on ensiarvoisen tärkeää. Tässä törmäyttämisessä avainasemassa on ihmisten motivointi, molemmin puoliset hyödyt ja yhteistyön säännöllisyys. 

Kokemukseni mukaan tällaisten, esimerkiksi työpajojen tai lyhyiden Skype-kohtaamisten fasilitointiin on syytä kiinnittää erityistä huomiota. Onnistuneessa kohtaamisessa kaikki osapuolet hyötyvät ja jokainen osanottaja antaa ja saa hyödyllisiä tietoja. Tämä kuitenkin vaatii fasilitaattorilta jatkuvaa ja aktiivista molemminpuolisten hyötyjen näkyväksi tekemistä, jossa kannattaa proaktiivisesti etsiä uusia, rohkeitakin, yhteistyö- ja kommunikointitapoja. 

On hyvä muistaa, että kaikki fasilitointitavat ja -muodot eivät välttämättä sovi kaikille tai kaikkiin tilanteisiin. Onnistuneessa fasilitoinnissa avainasemassa on fasilitoijan ammattitaito ja kokemus, jotta kuhunkin tilanteeseen löydetään parhaiten sopivat toiminta- ja yhteistyötavat. Hankkeen alusta asti rakennettu hyvä keskinäinen luottamus ja yhteiset toimintatavat hyödyttävät kaikkia osapuolia. Avainasemaan nousee yhteistyön säännöllisyys, rytmi ja hyödyt kaikille osapuolille, jotta asioita kyettäisiin edistämään yhdessä, hyvällä sykkeellä.

Yhteisten toimintatapojen ja tavoitteiden hyödyt

Onnistunut toimintatapojen ja tavoitteiden fasilitointi tuo paljon hyötyjä konsultin ja asiakkaan väliseen työskentelyyn. Se selkeyttää henkilöiden vastuita ja velvollisuuksien, minkä seurauksena on selvää, keiden kanssa mitäkin asioita edistetään, kuka mistäkin vastaa ja keneen voi olla suoraan yhteydessä minkäkin aiheen tiimoilta ja millä tavalla. Tämä alkuvaiheen työparien aktiivinen yhteen saattaminen on yksi fasilitoijan tärkeimmistä tehtävistä, joka varmistaa nopeamman ja selkeämmän yhteistyön konsultin ja asiakkaan välillä koko hankkeen elinkaaren ajan ja vähentää epäselviä kommunikointikanavia ja -tapoja. 

Konsultin näkökulmasta onnistunut fasilitointi tehostaa ajankäyttöä ja auttaa ymmärtämään muutosten vaikutuksia järjestelmän muihin osiin, muihin järjestelmiin ja asiakkaan nykyiseen (ja parhaassa tapauksessa tulevaan) liiketoimintaan. Vastaavasti asiakkaan näkökulmasta hyvä fasilitointi vähentää muutosvastarintaa, auttaa ymmärtämään muutosten syitä ja seurauksia sekä madaltaa yhteistyökynnystä konsultin kanssa. Kun puitteet konsultin ja asiakkaan väliselle yhteistyölle ja kommunikoinnille on asetettu, voidaan oikeita asioita edistää nopeammin, tehokkaammin ja laadukkaammin. Loppujen lopuksi tavoitteena ei ole muutos muutoksen vuoksi vaan muutosten mahdollistamat liiketoiminnalliset hyödyt. 

Konkreettisesti onnistunut fasilitointi näkyy esimerkiksi siinä, että kaikille työpajoihin osallistuville on selvää, mitä heiltä odotetaan, mitä pitää olla selvillä ennen ja jälkeen työpajan, mitä lähdetään viemään eteenpäin ja miten sekä ennen kaikkea keneen voi olla suoraan yhteydessä ja kuka mistäkin asiasta vastaa. 

Ei ole väliä, onko fasilitaattori asiakkaan vai toimittajan edustaja. Tärkeää on kuitenkin, että hänellä on selkeä mandaatti strategiselta tasolta ja hän kykenee luomaan avoimen ilmapiirin IT- ja liiketoiminnan edustajien kesken. Tämä hyödyttää kaikkia osapuolia ja liiketoimintaa. 

Yhteisten toimintatapojen ja tavoitteiden onnistuneella fasilitoinnilla varmistetaan hankkeen tavoitteiden toteutuminen ja liiketoiminnallisten hyötyjen saavuttaminen. Usein syntyy myös uusia ajatuksia, ideoita ja toimintatapoja, joita voidaan suoraan hyödyntää liiketoimintaa edistävällä tavalla. Laajoissa järjestelmähankkeissa avainasemassa on hankkeen ohjausryhmä, hankeen valmisteluvaihe ja fasilitointi, jotka yhdessä luovat pohjan onnistuneelle, tehokkaalle ja hedelmällisen yhteistyölle.

Kirjoittaja: Timo Koskela, Microsoft Dynamics 365 -asiantuntija, tietojohtamisesta väitellyt filosofian tohtori